Fra Excel til automatisk timerapport: en freelancers guide

Freelancerens Excel-ark

De fleste starter med Excel eller Google Sheets. Det giver mening: du kender værktøjet, det er gratis, og du kan bygge arket, som du vil have det.

Det typiske ark har en kolonne til dato, en til kunde, en til projekt, en til timer og en til beskrivelse. Måske en formel, der summerer pr. kunde, og et faneblad pr. måned.

Med få kunder fungerer det fint. Problemerne kommer, når der bliver flere kunder og projekter, og når arket skal bruges til andet end at tælle timer.

5 tegn på, at Excel er ved at knække

1. Du glemmer at registrere timer

Excel kræver, at du aktivt åbner arket og taster. Sidder du i flow på et projekt, er det let at udskyde til fredag, og så ender du med at gætte. Et gæt er ikke et fakturagrundlag.

2. Formlerne går i stykker

En fejlplaceret celle, et slettet faneblad eller en kopi, der overskriver en sum, og tallene passer ikke længere. Det kan gå ubemærket hen, til fakturaen er sendt.

3. Du bruger tid på formatering i stedet for fakturering

Vil kunden se, hvad timerne er brugt på, skal du sortere, filtrere, kopiere og formatere. Excel er et regneark og ikke et rapportværktøj, så det arbejde laver du manuelt hver gang.

4. Du har ingen historik at slå op i

Hvad fakturerede du kunden i marts? Hvor lang tid tog den sidste opgave af samme slags? Med ét ark pr. måned må du åbne flere filer og lægge sammen. I et tidsregistreringsværktøj kan du slå det op pr. kunde og periode.

5. Kunden kan ikke selv se, hvad timerne er brugt på

Kunder vil gerne kunne se, hvad de betaler for. Med Excel eksporterer du, retter til og sender en PDF. I TimeTrack kan kunden logge ind i en kundeportal og se timer, fakturaer og klippekort-saldo. Du bestemmer selv, hvad der er synligt.

Hvad et tidsregistreringsværktøj giver dig

• En timer, du starter og stopper, mens du arbejder, så du ikke registrerer bagefter.
• Kunde og projekt på hver registrering, så timerne er sorteret fra start.
• Rapporter pr. kunde og periode, uden at du skal formatere noget.
• Klippekort til faste aftaler, hvor kunden kan se saldoen i kundeportalen.
• Fakturakladde til Billy eller Dinero, bygget på de registrerede timer.
• Historik, du kan bruge, når du skal vurdere din timepris.

Sådan flytter du over fra Excel

Trin 1: Opret dine aktive kunder og projekter

Tag listen fra arket, og opret de kunder, du arbejder for lige nu, og de projekter, du aktuelt fakturerer på. Du behøver ikke flytte alt fra dag 1.

Trin 2: Sæt din timepris

Angiv din timepris. Har du forskellige priser til forskellige kunder eller opgaver, så sæt dem nu. TimeTrack bruger prisen på projektet først, derefter kundens og til sidst din almindelige timepris.

Trin 3: Kør begge systemer i en uge

Registrér i det nye værktøj og i arket i en uge, og sammenlign tallene. Det giver tryghed, og det afslører fejl i opsætningen, før de når en faktura.

Trin 4: Stop med at vedligeholde arket

Når tallene stemmer, så arkivér arket og brug kun det nye system. Behold arket som arkiv, men hold ikke begge dele ved lige. Så mister du pointen.

Trin 5: Forbind regnskabet

Bruger du Billy eller Dinero, kan TimeTrack sende en fakturakladde med timerne som linjer, så du slipper for at kopiere og taste. Opsætningen er gennemgået i guiden til Billy.

Hvad med de gamle data?

Du behøver ikke flytte hele historikken. Jeg ville beholde arket som arkiv og kun flytte det, du skal bruge fremover, for eksempel timer, der endnu ikke er faktureret.

Vil du have historikken med, kan TimeTrack importere tidsregistreringer fra en CSV-fil. Gem arket som CSV, vælg hvilke kolonner der er dato, timer og beskrivelse (og eventuelt projekt og kunde), og se en forhåndsvisning, før noget bliver oprettet. Knappen hedder Importér CSV og ligger på Tid-siden.

Regn selv efter

Det handler ikke om teknologi. Det handler om tid. Tag den tid, du bruger på at taste, formatere og rette i arket hver måned, og gang med din timepris. Så ved du, hvad arket koster dig i fakturerbar tid. Sæt tallet op mod prisen på et værktøj.

Som freelancer bruger du planen Selvstændig. Den koster 79 kr./md. og har klippekort og fakturering. Alle priser er ekskl. moms. Gratis har plads til 3 brugere og 3 aktive kunder, men ikke fakturering og klippekort.