Billy og TimeTrack: send registrerede timer til en fakturakladde

Problemet: to systemer, der ikke taler sammen

Mange danske freelancere bruger Billy til regnskab og fakturering. Billy er dansk, enkelt og dækker det meste, en enkeltmandsvirksomhed har brug for.

Men Billy har ikke tidsregistrering. Registrerer du timerne i Excel, i noter eller i et andet værktøj, skal du taste dem ind på fakturaen bagefter. Det giver to problemer:

• Det tager tid. Du åbner to systemer, finder tallene og taster dem ind.
• Det giver fejl. En glemt time, en afrundingsfejl eller en linje, der ikke blev kopieret.

Løsningen: TimeTrack til timerne, Billy til regnskabet

Du registrerer tiden i TimeTrack. Når du vil fakturere, sender du timerne til Billy som en fakturakladde med timerne som fakturalinjer. Du gennemser kladden i Billy og sender den derfra.

TimeTrack tager sig af det daglige: timer, kunder, projekter og klippekort. Billy tager sig af det sidste: at sende fakturaen, bogføre og holde styr på momsen.

Opsætning i tre trin

Som freelancer bruger du planen Selvstændig. Den koster 79 kr./md. og har fakturering. Alle priser er ekskl. moms. Planerne Gratis og Privat har ikke fakturering.

Trin 1: Forbind Billy

I TimeTrack åbner du Indstillinger → Integrationer og finder Billy. Indsæt din API-nøgle, gem og tryk Test forbindelse. Nøglen finder du i Billy under Indstillinger → Integrationer → API.

Trin 2: Vælg standardprodukt

Billy kræver et produkt på hver fakturalinje. Når forbindelsen er oprettet, vælger du i TimeTrack, hvilket Billy-produkt timerne skal bruge. Har du ingen produkter i Billy, opretter TimeTrack et ved den første eksport.

Sælger du klippekort, kan klippekort-tid få sit eget produkt. Så kan den bogføres anderledes end almindelige timer. Aftal bogføringen med din revisor eller bogholder.

Trin 3: Kunden findes eller oprettes i Billy

Første gang du sender en faktura for en kunde, leder TimeTrack efter kunden i Billy på CVR-nummer. Findes kunden ikke, oprettes den. Efter det husker TimeTrack koblingen. Har du allerede mange kunder i Billy, kan du hente dem ind i TimeTrack i stedet for at oprette dem to gange.

Skriv kundens CVR-nummer i TimeTrack, før du sender den første faktura. Så kan TimeTrack finde en eksisterende kunde i Billy i stedet for at oprette en ny.

Det daglige flow

Under arbejdet: registrér tiden

Du vælger kunde og projekt og starter timeren. Skifter du opgave, stopper du og starter en ny.

Når du vil fakturere: send til Billy

Opret en ny faktura for kunden, og vælg de tidsregistreringer, der skal med. Åbn fakturaen og tryk Send til Billy. Standarden er Opret kladde: TimeTrack opretter en fakturakladde i Billy med timerne som fakturalinjer. Du kan vælge én linje pr. opgave eller én samlet linje, og du kan styre, hvad teksten på linjerne skal indeholde.

Dialogen har også valgene Godkend faktura og Send faktura. Jeg ville vælge kladden, så du når at tjekke tallene, før kunden ser dem. Gennemse kladden i Billy, og send den derfra.

Hvor ofte du sender, er op til dig. Jeg ville vælge én fast rytme: enten en gang om ugen, for eksempel om fredagen, hvor du gennemgår ugens timer, eller når et projekt er afsluttet.

3 fælder, og hvordan du undgår dem

1. Glemte timer

Et kort telefonopkald, en mailudveksling på en halv time, et uplanlagt møde. Registrér også de små ting, ellers når de aldrig fakturaen.

2. Forkert timepris

Tjek, at timeprisen passer med det, du har aftalt med kunden, før du sender. TimeTrack bruger prisen på projektet først, derefter kundens og til sidst din almindelige timepris. Har du forskellige priser til forskellige opgaver, så lav separate projekter med hver sin pris.

3. Moms

TimeTrack sætter ikke moms på de enkelte linjer. Det gør Billy ud fra indstillingerne i din konto, så tjek momsen på kladden, før du sender den. Standardsatsen er 25 %, men har du kunder i andre EU-lande eller uden for EU, kan reglerne være andre.

Det får du ud af det

• Du taster ikke timerne ind i Billy en gang til.
• Færre fejl, fordi tallene kommer direkte fra dine registreringer.
• Kunden kan få en specificeret faktura, hvis du lader linjerne følge opgaverne.

Bruger du Dinero?

TimeTrack kan også sende en fakturakladde til Dinero. Du forbinder Dinero under Indstillinger → Integrationer, og på fakturaen trykker du Send til Dinero. Også her er standarden at oprette en kladde. Læs mere i guiden til Dinero.