Hvor ligger dine data?

TimeTrack registrerer den tid, du selv starter eller skriver ind, ikke hvad du laver på computeren.

• Ingen af TimeTracks apps tager skærmbilleder eller optager skærmen. Det eneste skærmbillede, TimeTrack modtager, er et, du selv vælger at vedhæfte til en feedback-besked.
• TimeTrack registrerer ikke tastetryk eller museklik.
• Desktop-appen fører en aktivitetslog over, hvilket program og vindue der er aktivt, så du bagefter kan se, hvad du arbejdede på. Loggen ligger kun på din egen computer og sendes ikke til TimeTrack. Adressen på hjemmesider i browseren kommer kun med, hvis du selv slår det til. Bruger du AI-forslag med din egen nøgle, sendes korte uddrag til den AI-udbyder, du har valgt.
• Browserudvidelsen bruger sidens titel og adresse til at foreslå et projekt, men sender dem ikke til TimeTrack.
• Desktop-appen og browserudvidelsen opdager, når du har været væk fra computeren, så de kan spørge, om tiden skal tælle med.
• Browserudvidelsen beder derfor om browserens idle-tilladelse. Den fortæller kun, om computeren er i brug, ikke i brug eller låst, aldrig hvad du laver. Kun mens en timer kører, og du har været væk længere end din grænse (som standard 5 minutter), gemmes tidspunktet, hvor du gik fra, på timeren. Når du kommer tilbage, bliver du spurgt, om tiden skal tælle med, og tidspunktet slettes igen. Er du væk i lang tid (som standard 2 timer), sættes timeren på pause. Tidspunktet vises ikke for din leder.
• I et team ser lederen de timer, det fravær og de check ind, som medarbejderne selv registrerer. Lederen kan ikke se, hvilke programmer eller hjemmesider de har brugt.

Når en tidspost står på en faktura, eller du har markeret den som faktureret, kan den ikke ændres eller slettes, hverken på web, i apps, i browserudvidelsen, i desktop-appen eller via API'et. Så stemmer fakturaen og registreringen altid overens. Den interne note på posten kan stadig rettes, fordi den ikke står på fakturaen.

Skal en faktureret post rettes, krediterer du fakturaen og frigiver timerne, eller fjerner posten fra fakturakladden. Har du selv markeret posten som faktureret, fjerner du markeringen.

Du får support på dansk. Skriv til timetrack@timetrack.dk.

TimeTrack kører på en dedikeret cloud-server hos Hetzner Online GmbH i datacentret i Nürnberg, Tyskland. Databasen (PostgreSQL) og cachen kører på samme server og kan ikke nås direkte fra internettet. Login på serveren kræver en SSH-nøgle.

Filer, du uploader, fx vedhæftninger, ligger i Hetzners objektlager i Helsinki, Finland. Det gør backuppen også.

TimeTracks egen mailserver, der tager imod mails til @timetrack.dk, og den cookieløse statistik (Plausible, som jeg selv driver) kører også på Hetzner-servere i Helsinki.

Det her er de virksomheder, der behandler data for TimeTrack. Står der »Uden for EU«, sker overførslen på det grundlag, der er angivet.

Altid i brug

• Hetzner Online GmbH (Tyskland)

  EU

  Server, database, filer og backup. Også TimeTracks egen mailserver og statistikserver.

  Hvor

  Tyskland (Nürnberg) og Finland (Helsinki)

  Grundlag

  EU, intet tredjelandsgrundlag nødvendigt

• Alunta (Danmark)

  EU

  Abonnementer og betaling af planer.

  Hvor

  Danmark og Tyskland

  Grundlag

  EU, intet tredjelandsgrundlag nødvendigt

• Resend, Inc. (USA)

  Uden for EU

  Sender og modtager e-mails fra TimeTrack, fx login-links, notifikationer og påmindelser.

  Hvor

  Mails sendes og modtages via Resends EU-region i Irland. Virksomheden er amerikansk.

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework

• Functional Software, Inc. / Sentry (USA)

  Uden for EU

  Fejlrapporter, så fejl kan rettes. En rapport kan indeholde bruger-id og teknisk kontekst.

  Hvor

  USA

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework

• Discord Inc. (USA)

  Uden for EU

  Interne driftsbeskeder til mig, fx navn og e-mail når en ny bruger opretter sig.

  Hvor

  USA

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework og EU's standardkontrakter

• Google (USA)

  Uden for EU

  Måling af TimeTracks annoncer (Google Ads) på timetrack.dk og i appen. Uden dit ja til marketing sætter tagget ingen cookies og sender kun cookieløse målinger.

  Hvor

  USA og EU

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework

• Cloudflare, Inc. (USA)

  Uden for EU

  DNS for timetrack.dk og netværksbeskyttelse foran statistikserveren. Selve TimeTrack går ikke gennem Cloudflare.

  Hvor

  Globalt netværk

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework

Kun hvis du selv slår det til

• Billy, Dinero, e-conomic

  EU

  Bogføring og fakturering, når du forbinder dit regnskab.

  Hvor

  Danmark / EU

  Grundlag

  Din egen aftale med regnskabsprogrammet

• Ordbogen A/S (Danmark)

  EU

  AI-funktioner, hvis du vælger OdinCore (Ordbogen) og indsætter din egen nøgle.

  Hvor

  Danmark

  Grundlag

  Din egen aftale med Ordbogen

• OpenAI, Anthropic eller andet AI-endpoint

  Uden for EU

  AI-funktioner, hvis du selv indsætter en nøgle til en af disse udbydere.

  Hvor

  Typisk USA

  Grundlag

  Din egen aftale med udbyderen

• Google, Apple, GitHub, Discord

  Uden for EU

  Login, hvis du vælger at logge ind med en af dem. Google også til kalendersynkronisering, hvis du forbinder den.

  Hvor

  USA

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework

• 650 Industries, Inc. / Expo (USA)

  Uden for EU

  Push-notifikationer til mobilappen (i beta), hvis du slår dem til.

  Hvor

  USA

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework

• Stripe

  Uden for EU

  Betaling, kun hvis du køber en livstidslicens til desktop-appen.

  Hvor

  Stripe Payments Europe (Irland), med behandling i USA

  Grundlag

  EU-U.S. Data Privacy Framework

• Apple (App Store)

  Uden for EU

  Betaling, kun hvis du køber abonnementet i iPhone-appen. Apple sælger abonnementet og håndterer betalingen. TimeTrack modtager købets id, produkt og status, aldrig dine betalingsoplysninger.

  Hvor

  Apple Distribution International (Irland), med behandling i USA

  Grundlag

  Din egen aftale med Apple (App Store-vilkårene)

• Google (Google Play)

  Uden for EU

  Betaling, kun hvis du køber abonnementet i Android-appen. Google sælger abonnementet og håndterer betalingen. TimeTrack modtager købets id, produkt og status, aldrig dine betalingsoplysninger.

  Hvor

  Google Commerce Limited (Irland), med behandling i USA

  Grundlag

  Din egen aftale med Google (Google Play-vilkårene)

TimeTrack har ingen fælles AI-nøgle slået til. AI-funktioner sender kun data, hvis du selv indsætter en nøgle under Indstillinger, og så går de til den udbyder, du har valgt. Vil du holde data i Danmark, kan du vælge OdinCore (Ordbogen).

Du kan logge ind med e-mail og adgangskode, magisk link eller passkey. Det kræver ingen amerikansk udbyder.

Jeg vil gerne have så meget som muligt i EU. Det er planen for de amerikanske udbydere, jeg selv har valgt:

• Sentry: Sentry tilbyder datalagring i EU (Tyskland). Planen er at flytte fejlrapporteringen dertil.
• Discord: De interne driftsbeskeder skal ikke længere indeholde navn og e-mail. Personoplysningerne sendes kun på mail fra TimeTracks egen server.
• Resend: Mails sendes allerede fra Resends EU-region. Jeg undersøger en europæisk afsender.
• Stripe: Bruges kun til livstidslicensen til desktop-appen. Abonnementer købt på web går gennem danske Alunta.

Når en udbyder skiftes, opdaterer jeg denne side og skriver det i nyhederne i TimeTrack.

• Al trafik til TimeTrack går over HTTPS. Gamle versioner af TLS (1.0 og 1.1) afvises, og browseren får besked om altid at bruge HTTPS (HSTS).
• Adgangskoder gemmes aldrig i klartekst, kun som en envejs-hash.
• Adgangstokens, API-nøgler og adgangskoder til integrationer (Google Calendar, iCloud-kalender, Billy, Dinero, e-conomic, TimeOps-import, IMAP-mail og din egen OpenAI-nøgle) gemmes krypteret i databasen med AES-256-GCM. Nøglen ligger ikke i databasen.
• Du kan slå totrinsbekræftelse og passkeys til på din konto.
• Data er adskilt pr. organisation, og hver forespørgsel tjekkes på serveren.
• Serverens disk er ikke krypteret for sig. Beskyttelsen ligger i, at databasen ikke kan nås udefra, og at adgangen til serveren er begrænset.

• Den daglige databasedump krypteres på serveren med age, før den uploades til Hetzner Object Storage i Helsinki, altså et andet sted end serveren i Nürnberg. Serveren har kun den offentlige nøgle; den private nøgle opbevares separat. Opbevaring 30 dage.
• Dumps fra før 11. oktober 2026 er ikke krypteret på den måde. Der laves ikke flere af dem, men de ligger stadig i objektlageret, indtil de er slettet.
• Derudover er der en libsodium-krypteret løbende backup (PITR), så databasen kan gendannes til et bestemt tidspunkt. Den gemmes i 14 dage.
• Hetzner tager også en daglig backup af hele serveren og gemmer de seneste 7.
• Filer, du uploader, fx vedhæftninger og logoer, er ikke krypteret for sig i objektlageret.
• Den løbende backup gendannes automatisk hver måned på en adskilt kopi, hvor tabeller og antal rækker sammenlignes med den rigtige database. For den krypterede daglige dump tjekkes hver måned, at den findes, er ny og er krypteret. En fuld gendannelse af den sker manuelt, fordi den private nøgle ikke ligger på serveren. Seneste automatiske test: 3. oktober 2026.

Du kan selv slette din konto under Indstillinger. Dine data i databasen slettes med det samme, og et aktivt abonnement købt på timetrack.dk annulleres. Et abonnement købt i App Store eller Google Play stopper ikke af sig selv og skal opsiges i butikken. Det skal du bekræfte, før kontoen slettes. Er du medlem af et team med andre brugere, skal ejerskabet først overdrages, så et teams data aldrig slettes ved en fejl.

Virksomheder, der bruger fravær og timesedler, har en hændelseslog, som dokumenterer registreringerne efter reglerne om arbejdstid. Når en bruger slettes, bliver navnet i loggen anonymiseret.

Slettede data forsvinder fra backuppen, når den sidste backup med dem er udløbet, dvs. senest efter 30 dage. Undtagelsen er de ældre, ukrypterede dumps fra før 11. oktober 2026, indtil de er slettet.

Det her kan du selv hente ud, uden at skrive til nogen:

• Alle organisationens data som én fil for ejere og administratorer under Indstillinger → Import og eksport. Bruger du TimeTrack alene, er du ejer. Filen er en ZIP med alle data som JSON, en CSV-fil pr. tabel, de vedhæftede filer og en README, der forklarer indholdet. Den indeholder tidsregistreringer for alle brugere, kunder, projekter, opgaver, klippekort og forbrug, fakturaer og fakturagrundlag, fravær, timesedler med godkendelseshistorik, hændelsesloggen, indstillinger og vedhæftede filer.
• Eksporten kræver ikke et betalt abonnement. TimeTrack bygger filen i baggrunden og sender dig en mail med et link, der virker i 7 dage. Derefter slettes filen. Adgangsnøgler og adgangskoder er ikke med.
• Dine egne data, uanset rolle under Indstillinger → Import og eksport (kortet "Hent dine egne data") eller under Indstillinger → GDPR. Også du som medarbejder kan hente det, der er gemt om dig, i den organisation du er i: dine tidsregistreringer og timere, dit fravær og din ferie, dine timesedler med godkendelseshistorik, opgaver du har oprettet eller fået tildelt, dine kommentarer, din profil og dine indstillinger. Kollegers data, kundernes oplysninger, fakturaer og organisationens opsætning er ikke med, og timepriser, beløb og kostpriser er kun med for ejere og administratorer. Filen dækker kun den organisation, du er i, fordi hver organisation er dataansvarlig for sig. Er du med i flere organisationer, bestiller du en fil i hver. Filen er en ZIP som den fulde eksport, kræver ikke et betalt abonnement, og linket virker i 7 dage og kun for dig.
• En kortere fil som JSON eller CSV under Indstillinger → GDPR, for ejere og administratorer (bruger du TimeTrack alene, er du ejer): profil, firmaoplysninger, kunder, projekter, tidsregistreringer, opgaver, fakturaer med linjer, klippekort med forbrug, timeprishistorik, timerskabeloner og dine indstillinger for mails og notifikationer.
• Virksomheder med fravær og timesedler kan desuden hente rapporter over løn, sygdom, fravær, flex og overtid, ferie, projekter og arbejdstid som CSV, Excel eller PDF, og hver medarbejder kan hente sine egne registreringer.
• Timer og rapporter kan også hentes som CSV og PDF, og timer kan sendes videre til Billy og Dinero.

Bruger du TimeTrack til data om andre, fx medarbejdere eller kunder, er TimeTrack din databehandler. Databehandleraftalen gælder for alle planer, også Gratis, og du kan læse den her: Databehandleraftale. Du kan hente den som PDF, og er du ejer eller administrator, kan du hente den udfyldt med jeres navn og CVR og acceptere den elektronisk under Indstillinger > GDPR & Databeskyttelse. Vil du hellere have en fysisk underskrevet kopi, så skriv til mig på timetrack@timetrack.dk.

TimeTrack er lavet og drevet af mig, Mads Holst Jensen. Det er et rimeligt spørgsmål, hvad der sker med dine data, hvis jeg en dag lukker TimeTrack. Her er det, jeg kan love i dag:

• Varsel på mail: Lukker TimeTrack, får du besked på mail mindst 6 måneder før.
• Dine data kan hentes ud: Hele perioden kan du selv hente alle dine data som én fil, også vedhæftede filer, hændelsesloggen og godkendelseshistorikken, som beskrevet under Eksport.
• Penge tilbage: Har du betalt forud for en periode, du ikke når at bruge, får du den ubrugte del tilbage.
• Sletning: Når TimeTrack lukker, slettes dine data efter databehandleraftalen, også i backuppen.

Det står også i vilkårene.

• Privatlivspolitik
• Dine rettigheder efter GDPR
• Cookies og samtykke til marketing
• Sådan melder du et sikkerhedshul

Har du spørgsmål, så skriv til timetrack@timetrack.dk.